Najnowsze technologie, nowa szata graficzna, pełna responsywność – Dokioki przeszedł lifting, by stać się jeszcze bardziej przyjaznym użytkownikom. Wprowadzone zmiany były podyktowane zarówno wymaganiami zmieniających się technologii, jak i coraz powszechniejszymi w firmach, a wynikającymi przede wszystkim z pandemii, zmianami modelu pracy. Hybrydowy lub zdalny model pracy oznaczają bowiem dla twórców narzędzi takich jak portale pracownicze jedno: trzeba je otworzyć.
– Po wprowadzonych zmianach Dokioki może być dostępny z każdego urządzenia mobilnego z poziomu przeglądarki, ale to od menedżerów firmy zależy, czy tak się stanie, czy też będzie można z niego korzystać wyłącznie w sieci firmowej. W czasach pandemii opcja pełnego otwarcia zyskuje – klienci potrzebują narzędzi, które nie tworzą barier dostępowych w sytuacji organizacji rozproszonej, lecz są zawsze pod ręką, dostępne z dowolnego miejsca i dla wszystkich pracowników – wyjaśnia Mariusz Czeszejko-Sochacki, kierownik działu JAVA , współtwórca Dokioki.
Dla dużych firm
Dokioki to serwis samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej, rozwiązanie umożliwiające sprawne zarządzanie firmą z jednego miejsca, dzięki intuicyjnej i zorganizowanej strukturze, która uwzględnia najważniejsze obszary zarzadzania personelem. Sprawdza się przede wszystkim w dużych przedsiębiorstwach, zatrudniających od kilkuset do kilku tysięcy pracowników. Usprawnia proces zarządzania pracownikami – począwszy od zaplanowania ich harmonogramów pracy, przez proces akceptacji wniosków, np. urlopowych, elektroniczny obieg dokumentów, po naliczenie wypłaty i wygenerowanie odpowiednich dokumentów, np. pasków płacowych.
Portal może funkcjonować samodzielnie lub zostać zintegrowany z systemem ERP. Uwzględnia specyfikę danej firmy, pozwala więc w konsekwencji na skrócenie procesu obsługi danego pracownika, m.in. ustalania wymiaru urlopu, procedowania wniosków urlopowych, naliczania wynagrodzeń, generowania i doręczania pasków płacowych, itp. Dzięki odpowiedniemu skonfigurowaniu gwarantuje także precyzyjne planowanie harmonogramów i czasu pracy, elastycznie – zgodne z obowiązującymi w firmie normami, również jeśli naliczane są niestandardowo.
Po prostu wygoda
Automatyczne rozwiązania do obsługi personelu sprawdziły się w czasach pandemii, kiedy wiele osób pracowało zdalnie, także działy kadr. Przede wszystkim dlatego, że pozwalają na utrzymanie porządku w dokumentach i na zachowanie sprawnego, czytelnego obiegu dokumentów. Wystarczy sobie wyobrazić chaos, jaki mógłby powstać w firmie, w której np. istnieje obowiązek składania wniosków urlopowych fizycznie, w formie papierowej, w dziale kadr. Tymczasem zarówno pracownicy, jak i dział kadr, pracują zdalnie. W jakim miejscu złożyć dokumenty? W firmie? A kto ma je podpisać? Czy można je w tym celu wynieść z firmy? Zautomatyzowane rozwiązania okazały się zbawienne w takich i im podobnych sytuacjach. Potwierdzają to też nasze doświadczenia dotyczące najpopularniejszych funkcjonalności w portalu.
– Moduł składania wniosków jest najczęściej wykorzystywaną funkcjonalnością w portalu. Wnioski trafiają do akceptacji przełożonego automatycznie, pojawiając się na jego koncie. Jednym kliknięciem może on je zatwierdzić/odrzucić, a tym samym automatycznie poinformować o decyzji odpowiednie osoby: pracownika, dział kadr itd. W dużych organizacjach konwencjonalna obsługa wniosków wiązałaby się z ogromem pracy w dziale kadr, koniecznością wykonywania odpowiedniej dokumentacji papierowej oraz możliwością utknięcia wniosku gdzieś po drodze, tym bardziej gdy w firmie obowiązuje na przykład hybrydowy model pracy. W przypadku rozwiązań elektronicznych takie problemy nie występują – podkreśla ekspert. – Drugą funkcjonalnością, która cieszy się największym zainteresowaniem, jest możliwość pobierania bezpośrednio z portalu pasków płacowych oraz PIT.
Lepsza wydajność
Dokioki obsługuje obecnie kilkanaście tysięcy pracowników. Informacje zwrotne od klientów potwierdzają, że to rozwiązanie zwiększa wydajność zespołu, gdyż minimalizuje czas potrzebny do obsługi procesów czasu pracy. W odpowiednich modułach uwzględniane są opcje występujące w danej firmie, ostatecznie więc, nawet jeśli one nie są standardowe, proces realizowany jest automatycznie, bez konieczności angażowania czynnika ludzkiego. Aplikacja przypilnuje sald nadgodzin, wyjść prywatnych – i uwzględni to w rozliczeniu czasu pracy.
Jako kolejną zaletę tego rozwiązania Mariusz Czeszejko-Sochacki wymienia sprawny przepływ informacji. Elektroniczny obieg dokumentów oznacza bowiem, że poszczególne wnioski czy raporty trafią bezpośrednio na konta osób, których dotyczą. Nie powstają zatory dokumentacyjne, a każda osoba widzi, gdzie i na jakim etapie procedowania znajduje się konkretny dokument lub wniosek.
Dokioki – lista modułów:
- moduł: dokumenty pracownika (PIT, paski płacowe),
- moduł: regulaminy (zarządzanie regulaminami w firmie),
- moduł: czas pracy – harmonogramy (tworzenie grafików, walidacja grafików zgodnie z normami czasu pracy),
- moduł: czas pracy – planowanie (obsługa procesu planowania czasu pracy w firmie),
- moduł: czas pracy – wnioskowanie (wnioskowanie o nieobecności, obecności),
- moduł: czas pracy – rozliczanie (obsługa procesu rozliczania czasu pracy w firmie),
- moduł: benefity (karty sportowe, opieka medyczna),
- moduł: raportowanie (wiele gotowych do wykorzystania raportów),
- moduł: elektroniczny obieg dokumentów z teczką osobową,
- moduł: statystyki (analizy zaprezentowane w formie czytelnych wykresów).
Rozwiązanie dostarczane jest jako aplikacja webowa z możliwością integracji z systemem ERP, w przyszłości ma też powstać aplikacja na urządzenia mobilne. Obecnie – w wersji otwartej – z portalu na smartfonie można korzystać z pozycji przeglądarki. Aplikacja może być instalowana w środowisku klienta (model on-premise) lub w chmurze (model SaaS).
